Η OTRYM CONSULTING μπορεί να καλύψει όλες τις ανάγκες σας για ασφαλή καταστροφή δεδομένων καθώς τα έγγραφα που περιέχουν σημαντικές και εμπιστευτικές πληροφορίες πρέπει να προστατεύονται και να καταστρέφονται όταν δεν είναι πλέον αναγκαία.
Η Otrym δεν είναι εταιρία ανακύκλωσης ή διαχείρισης αρχείου με παράπλευρη δραστηριότητα στην καταστροφή δεδομένων μέσω υπεργολάβων. Είναι συμβουλευτική εταιρία για θέματα ασφάλειας και διαχείρισης κρίσεων με πολυετή εμπειρία σε τομείς διαχείρισης ευαίσθητών και συχνά διαβαθμισμένων πληροφοριών.
Βασισμένοι στην εμπειρία μας σε θέματα διαχείρισης ασύμμετρων απειλών, με συμμετοχή σε διεθνείς οργανισμούς και επιχειρήσεις, έχουμε αναπτύξει εσωτερικά τα πρωτόκολλά και τις διαδικασίες που εφαρμόζουμε. Αυτό μας δίνει τεράστια ευελιξία στην προσαρμογή τους στις ανάγκες του εκάστοτε πελάτη. Όλη η διαδικασία παραλαβής, μεταφοράς και καταστροφής των δεδομένων των πελατών μας γίνεται αποκλειστικά από εμάς και χωρίς την παρέμβαση τρίτων, γεγονός που διασφαλίζει την ποιότητα των υπηρεσιών μας καθώς και την ασφάλεια των δεδομένων σας μέσω αδιάσπαστου chain of custody (CoC)Είναι η χρονολογική καταγραφή και τεκμηρίωση της ανάληψης της επιμέλειας, του ελέγχου, της μετακίνησης, της φύλαξης, της καταστροφής και οποιασδήποτε άλλης διαδικασίας αφορά ευαίσθητα αντικείμενα ή πληροφορίες. .
Αποτελεσματική διαχείριση του κινδύνου απώλειας φήμης
Σκεφτείτε τις πληροφορίες που επεξεργάζεστε κάθε μέρα για τους επιχειρηματικούς σας σκοπούς και τί θα μπορούσε να συμβεί αν, με κάποιο τρόπο, κατέληγαν σε λάθος χέρια. Σκεφτείτε επίσης τί αντίκτυπο θα είχε μια τέτοια διαροή στους πελάτες, στους επενδυτές, στους δανειστές και στη φήμη σας γενικότερα.
Ανεξάρτητα από τη φύση ή το μέγεθος της επιχείρησής σας, η Otrym σας προσφέρει πρωτοποριακές υπηρεσίες ασφαλούς καταστροφής αρχείων και εξασφαλίζει ότι δεν θα λάβετε ποτέ χτύπημα αξιοπιστίας εξαιτίας της κακής διαχείρισης αρχείων σας.
Εξοικονόμηση χώρου και χρόνου
Η ασφαλής κατατροφή των αρχείων σας, όταν δεν τα χρειάζεστε πλέον, έχει επιπλέον οφέλη:
- Μειώνεται το κόστος αποθήκευσης πληροφοριών.
- Εξοικονομείται χώρος και χρόνος, αφού εξαλείφεται η ανάγκη για αρχειοθέτηση και διατήρηση εγγράφων στο χώρο σας.
Συμμόρφωση με τον GDPR
Σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων Προωπικού Χαρακτήρα (General Data Protection Regulation – GDPR), με καταληκτική ημερομηνία συμμόρφωσης την 25η Μαίου 2018, κάθε οργανισμός που συλλέγει δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα και τα διατηρεί για επιχειρηματικές δραστηριότητες είναι υπεύθυνος για την ασφαλή καταστροφή τους, όταν δεν είναι πλέον απαραίτητα.
Για να βρίσκεστε σε συμμόρφωση με τον Κανονισμό, χρειάζεστε μια αξιόπιστη υπηρεσία καταστροφής δεδομένωνπου χρησιμοποιεί αποτελεσματικές μεθόδους για την ασφαλή καταστροφή ακόμα και των πλέον ευαίσθητων δεδομένων.
Υπηρεσίες
Διαθέτουμε ασφαλείς, βολικές και οικονομικά αποδοτικές επιλογές για την διαχείριση των εγγράφων σας:
- Εξειδικευμένο κινητό συνεργείο για επί τόπου καταστροφή υπερευαίσθητων εγγράφων
- Ιδιόκτητες, διαρκώς φυλασσόμενες εγκαταστάσεις ασφαλούς καταστροφής με εξοπλισμό τελευταίας τεχνολογίας και ειδικές προδιαγραφές ασφαλείας (P3, P5, P7)
- Μηνιαία και τριμηνιαία υπηρεσία ασφαλούς καταστροφής εγγράφων καθώς και υπηρεσίες one-off
- Υπηρεσία ασφαλούς παραλαβής εγγράφων προς καταστροφή, με ιδιόκτητο στόλο ειδικά διαμορφωμένων οχημάτων
- Πιστοποιητικό καταστροφής
Εξοπλισμός
Προσφέρουμε υπηρεσίες καταστροφής με shredders επιπέδου P-5 επί τόπου για την περίπτωσή άκρως εμπιστευτικών εγγράφων αλλά και σε εξειδικευμένες ιδιόκτητες εγκαταστάσεις ασφαλούς καταστροφής, όπου υπάρχουν shredders P-3, P-5 και P-7. Στη συνέχεια, ανακυκλώνουμε τα υπολείμματα.
Σε περίπτωση που ο πελάτης το απαιτεί είναι δυνατή η επιτόπου παρακολούθηση των διαδικασιών καταστροφής από καθώς και η βιντεοσκόπηση τους.
Για την διασφάλιση του chain of custody, τα οχήματα μας παρακολουθούνται διαρκώς με GPS. Επίσης είναι δυνατή η προσαρμογή GPS trackers στις ίδιες τις συσκευασίες των εγγράφων.
Ανθρώπινο δυναμικό
Το προσωπικό μας είναι άρτια εκπαιδευμένο στην διαχείριση δεδομένων και ευαίσθητων δεδομένων και ακολουθούν αυστηρά πρωτόκολλα κατά την παραλαβή, μεταφορά, αποθήκευση και τελική καταστροφή των δεδομένων σας αλλά και σε περίπτωση άκρως εμπιστευτικών εγγράφων στην επιτόπου καταστροφή. Τα πρωτόκολλα αυτά έχουν σχεδιαστεί in-house από την Otrym που διαθέτει πολυετή εμπειρία σε επιχειρήσεις ασφάλειας και διαχείρισης κρίσεων, βάση των διεθνών κανονισμών και προτύπων. Οι διαδικασία της ασφαλούς καταστροφής εγγράφων εποπτεύεται από πιστοποιημένο Data Protection Officer της Otrym και με την ολοκλήρωσή της εκδίδεται πιστοποιητικό καταστροφής.
Γιατί η OTRYM είναι μονόδρομος για την ασφαλή καταστροφή εγγράφων
Η επιλογή της OTRYM Consulting για την ασφαλή καταστροφή εγγράφων είναι μονόδρομος για τη συμμόρφωση με τον GDPR.
- Σύμφωνα με το Άρθρο 5 και την Αρχή της Λογοδοσίας, ο οργανισμός σας θα εξακολουθεί να είναι συνολικά υπεύθυνος για την ασφαλή καταστροφή εγγράφων ακόμα κι αν χρησιμοποιείτε εκτελώντες την επεξεργασία (data processors, όπως είναι οι πάροχοι υπηρεσιών ασφαλούς καταστροφής εγγράφων).
- Επομένως είναι λογικό αλλά και ρητή απαίτηση της παραγράφου 1 του Άρθρου 28 του GDPR, ένας οργανισμός χρησιμοποιεί μόνο εκτελούντες την επεξεργασία που παρέχουν επαρκείς διαβεβαιώσεις για την σύννομη με τον GDPR επεξεργασία.
Επίσης, σύμφωνα με την παράγραφο 3 του ίδιου Άρθρου, ο εκτελών την επεξεργασία πρέπει να μπορεί να αποδείξει τη συμμόρφωση με τον GDPR για τις επεξεργασίες που εκτελεί.
H OTRYM Consulting εγγυάται ότι αυτό συμβαίνει κάθε φορά, με την μοναδική στην Ελλάδα Chain of Custody και το Πιστοποιητικό Ασφαλούς Καταστροφής.
- Επίσης σύμφωνα με την παράγραφο 2 του Άρθρου 28 του GDPR, ως υπεύθυνος επεξεργασίας πρσωπικών δεδομένων θα κληθείτε να συναινέσετε (και βέβαια θα εξακολουθήσετε να ευθύνεστε εις ακέραιο για όλη την διαδικασία καταστροφής), αν ο πάροχος υπηρεσιών ασφαλούς καταστροφής εγγράφω που χρησιμοποιείτε, με τη σειρά του χρησιμοποιεί άλλους παρόχους (sub-contractors όπως εταιρείες μεταφοράς ή ανακύκλωσης) για την ολοκλήρωση της διαδικασίας.
H OTRYM Consulting εγγυάται ότι αναλαμβάνει όλη την διαδικασία ασφαλούς καταστροφής, με ιδιόκτητα μέσα υψηλής ποιότητας και αποτελεσματικότητας, σε απόλυτα ελεγχόμενο περιβάλλον, με διαφάνεια και χωρίς την ανάμιξη υπεργολάβων.
Πότε είναι υποχρεωτική η καταστροφή των εγγράφων
Η καταστροφή εγγράφων είναι απαραίτητη για τη συμμόρφωση με το GDPR, όταν:
- Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα δεν είναι πλέον απαραίτητα για τους σκοπούς για τους οποίους συλλέχθηκαν προηγουμένως ή άλλως υποβλήθηκαν σε επεξεργασία
- Το άτομο αποσύρει τη συγκατάθεσή του και δεν υπάρχει άλλη νομική βάση για την επεξεργασία
- Το υποκείμενο των δεδομένων αντιτίθεται στην επεξεργασία και δεν υπάρχουν βάσιμοι λόγοι επεξεργασίας
- Τα προσωπικά δεδομένα έχουν υποστεί αθέμιτη επεξεργασία
- Η διαγραφή δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα απαιτείται για την εκπλήρωση νομικής υποχρέωσης βάσει της νομοθεσίας της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή του εθνικού δικαίου